Dlaczego warto korzystać z Asany?

Wstęp

Własny biznes ? Spełnienie marzeń każdej girlboss. Oczyma wyobraźni widziałaś to nieco inaczej niż rzeczywistość, która Cię otacza. Bo czy marzyłaś o wystawianiu faktur? Wysyłaniu dziesiątek maili uzgadniających dany projekt? Przygotowywaniu dokumentacji do biura rachunkowego, o ile w ogóle masz biuro, które Cię obsługuje? Liczba obowiązków, z którymi musi zmierzyć się każda girlboss czy jako przedsiębiorca, czy freelancer potrafi przyprawić o zawrót głowy i niestety najczęściej przyprawia. Nie zawsze decydujemy się na to, żeby nasze procesy ułożyć w ścieżkę, żeby wszystko zgromadzić w jednym miejscu, znaleźć swoje centrum dowodzenia.

Przypuszczam, że tych słów nie słysz pierwszy raz. Co jednak do tej pory zrobiłaś w tej sprawie? Jeśli nadal się zastanawiasz jako to ugryźć, to mam dla Ciebie rozwiązanie. Program do zarządzania projektami i zadaniami – Asana. To moje centrum dowodzenia własnym biznesem, a w sumie to nawet życiem. Tak, dobrze słyszysz, układam tutaj nie tylko biznes, ale także własny rozwój, plany na przyszłość, czyli zarówno życie prywatne, jak i zawodowe. Co dzięki temu zyskałam? Przede wszystkim ograniczyłam panujący początkowo chaos, teraz kiedy wszystko mam w jednym miejscu odczuwam większy spokój, łatwiej wszystko znajduję i przyznam, że uwielbiam to uczucie uporządkowania i panowania. Oczywiście nie wszystko jeszcze ułożyłam, jestem w trakcie. Dziś jednak nie o tym chcę Ci opowiedzieć.

Niniejszym artykułem chciałam Ci pokazać, dlaczego warto korzystać z narzędzia, którym jest Asana. Opowiem Ci właśnie o nim, bo to w nim układam swoje biznesowe podwórko. Oczywiście lista jest bardzo subiektywna. Sama po przeczytaniu artykułu zdecydujesz czy te argumenty przekonują Cię, żeby z tym narzędziem poznać się nieco bliżej, a może nawet polubić. Jeśli poczułaś chociaż przez chwile, że możecie zostać dobrymi znajomymi (kto wie? Może nawet przyjaciółkami) to proszę, daj szansę tej nowej znajomości i zapraszam Cię serdecznie na mój Instagram @annastudnicka_pl. W tym miejscu najczęściej dzielę się wskazówkami dotyczącymi samej Asany oraz tym w jaki sposób to narzędzie może Cię wspierać w procesie układania własnego biznesu w Asanie. Znajdziesz tutaj między innymi mini lekcje, które pomogą Ci zapoznać się z Asaną. 

Czym jest Asana?

Na początek słów kilka o tym, czym Asana w ogóle jest. Padło już stwierdzenie, że jest to program do zarządzania zadaniami i projektami. Natomiast projekt to wieloetapowe przedsięwzięcie, które jest rozłożone w czasie, składa się z wielu zadań i podzadań oraz jest realizowane najczęściej przez co najmniej kilka osób. To najistotniejsza informacja. Dodać przy tym jeszcze należy, że jest to narzędzie do komunikacji zdalnej. Asana jest narzędziem, które wspiera proces zaplanowania i realizacji projektu. Umożliwia komunikację członków zespołu realizujących dany projekt: wszystko w jednym miejscu, rozpisane i ułożone krok po kroku.

Asana jest potężnym narzędziem, ma szereg różnych funkcjonalności i tak naprawdę ma nieskończone możliwości wykorzystania. Każdy z nas będzie bowiem nieco inaczej korzystał z tego narzędzia, dostosowując je do siebie.To, co dziś nas najbardziej interesuje to odpowiedź na pytanie: Co zyskam? Dlaczego warto korzystać z Asany? Poniżej przedstawiam listę 10 korzyści, dla których warto to narzędzie wprowadzić do własnego biznesu.Sprawdź, czy któryś argument szczególnie z Tobą rezonuje. Przypuszczam, że pod koniec lektury już będziesz się zastanawiać skąd wziąć ten system. Link będzie już na Ciebie czekał.

10 powodów, dla których warto korzystać z Asany

1. Porządek

Podstawowa zaleta korzystania z Asany to przede wszystkim porządek. Akurat do tego zagadnienia każdy z nas ma nieco inne podejście, bo to nie zawsze jest nasz priorytet. Przypuszczam, że podobnie jak u mnie z porządkami także u Ciebie bywa bardzo różnie. O ile pracę lubię rozpoczynać z uporządkowaną przestrzenią, o tyle w trakcie na biurku mam jeden wielki bałagan i zupełnie mi to nie przeszkadza już podczas samej pracy. Natomiast bardzo nie lubię rozpoczynać pracy w nieuporządkowanej przestrzeni.

Są jednak obszary, w których ten porządek jest niezbędny i tym obszarem niewątpliwe jest własny biznes. Asana jest narzędziem, który ten porządek wspiera. W jaki sposób? Przede wszystkim wszystko znajduje się w jednym miejscu, także komunikacja dotycząca danego projektu. To właśnie tutaj masz możliwość prowadzić rozmowy dotyczące różnych zadań w ramach danego projektu, z różnymi osobami. Rzadko bywa tak, że zagadnienie realizujemy w pojedynkę i nie znoszę mali typu „do wiadomości”. Asana ten problem eliminuje.I jeszcze jedna bardzo ważna kwestia. Jeśli wdrażasz w życie pomysł o wyjątkowym poziomie skomplikowania, to wizja ścian mieszkania oklejonych małymi, żółtymi karteczkami raczej nie budzi naszego optymizmu. Owszem jest to sposób na rozpisanie projektu czy pomysłu, często sama z niego korzystam, ale tylko do pewnego poziomu. Później robi się to na tyle skomplikowane, że ciężko nad tym zapanować i najzwyczajniej w świecie brakuje miejsca. Zwłaszcza wtedy, kiedy rozbijamy zadanie na coraz mniejsze elementy. Asana radzi sobie z tym doskonale i służy do porządkowania tego chaosu, ponieważ ma strukturę drzewa. Czyli tworzysz zadanie, podzadanie, podzadanie do podzadania itd. To bardzo przydatna funkcja. Dodatkowo do każdego takiego zadania można przypisać właściciela, czyli osobę odpowiedzialną za realizację oraz termin realizacji tego zadania.

2. Wyeliminowanie maili – sprawna komunikacja

„Nie znoszę maili” Wiele girlboss jest w stanie się pod tym stwierdzeniem podpisać z zamkniętymi oczami. Dlaczego? Bo to niekończąca się opowieść… i niekiedy ogromny wyrzut sumienia. A kto je lubi? Moja skrzynka pocztowa nie pęka w szwach, a i tak nie lubię tej korespondencji, bo w moim odczuciu bardzo ciężko w nich o dobrą komunikację. Owszem widać historię, ale nie widać kontekstu. Można jasno i przejrzyście, ale jeśli druga strona ma ciągłe wątpliwości to i tak historia zrobi się na tyle długa, że nikt nie ma najmniejszej ochoty się przez to przekopywać.

Najgorszy jest jednak ten moment, gdy musisz przeszukać skrzynkę pocztową w celu odnalezienie tego jednego jedynego, bardzo ważnego ustalenia. I szukasz, i szukasz, i lecą przy tym kur…czaki. A po ustaleniach ani widu, ani słychu… a jedynie kolejne minuty straconego czasu. Na swojej skrzynce pocztowej mam pozakładane foldery, pilnuję porządku, a i tak zdarza mi się tam zgubić. Nie znoszę tego.

Dlatego za każdym razem, gdy rozpoczynam współpracę to proponuję, aby komunikację przenieść do Asany. System ten sprawdza się dużo bardziej, niż wymiana kolejnych maili. W jednym miejscu znajduje się wszystko, czego potrzebujesz – są tutaj wszystkie informacje, wszystkie ustalenia i wszystkie wątki dotyczące danego projektu. Zapominasz o mailach, bardzo szybko przyzwyczajasz się do nowej rzeczywistości, gdy potrzebujesz wrócić do ważnych uzgodnień, wystarczy, że wejdziesz do właściwego projektu i informacja jest podana na tacy. To jest ogromna przewaga. Ponadto Asana ma własną wewnętrzną skrzynkę odbiorczą.

3. Oszczędność czasu

Tak naprawdę z poprzedniego punktu wynika kolejny. Przyznasz, że obsługa maili bywa bardzo czasochłonna. Zwłaszcza jeśli korespondencja dotycząca współpracy jest już dosyć długa, a kolejnym uzgodnieniom nie ma końca. Dostajesz setki wiadomości, załączników. Koncepcja zmienia się co chwilę i czasami musisz się dwa razy porządnie zastanowić na co w ogóle się umówiłaś i z kim. Nawet jeśli ten problem aktualnie Cię nie dotyczy to przypuszczam, że masz w planach rozwój swojej firmy, a wraz z jej rozwojem będziesz miała więcej zleceń, co oznacza więcej projektów do zrealizowania i jeszcze więcej maili … Jeśli w tym momencie zdecydujesz się na zmianę kanału komunikacji to już teraz odzyskujesz cenne minuty swojego czasu, bo ta komunikacja jest znacznie szybsza. A przez to, że wszystko znajduje się w jednym miejscu, to nie tracisz czasu na szukanie.

4. Wyeliminowanie rozpraszaczy i poprawa koncentracji, czyli wzrost produktywności

Dziś o naszą uwagę walczy bardzo dużo spraw i rzeczy. Z każdej strony jesteśmy atakowani różnego rodzaju przypomnieniami, powiadomieniami. Niekiedy bardzo trudno nad tym zapanować, mi również. Odkąd swoje centrum dowodzenia przeniosłam do Asany jest z tym dużo łatwiej i odczułam znaczącą różnicę. Wszystko mam w jednym miejscu: wszystkie informacje, uzgodnienia i ustalenia. Dzięki temu nie muszę się przełączać pomiędzy różnymi systemami, czyli tym samym ograniczam ryzyko, że coś lub ktoś rozproszy moją uwagę. Zwłaszcza maile. Przypuszczam, że znasz doskonale to uczucie, kiedy odwiedzasz skrzynkę w poszukiwaniu konkretnego maila, a tam kilka nowych wiadomości. Potrzeba ogromnej samodyscypliny, żeby poskromić ciekawość i przejść koło tych nowych wiadomości obojętnie. Przyznaję, że lubię myśleć o sobie, że jestem zdyscyplinowana, to jednak nie narażam się niepotrzebnie na tego typu rozpraszacze i korzystam ze swojego centrum dowodzenia w postaci Asany. Tak jest dużo bardziej efektywnie. Nie wystawiam się już na takie próby, bo nie zawsze wychodziłam z nich obronną ręką. To podobnie jak ze słodyczami. Nie masz ich w domu, to nie jesz. Proste.Asana tym samym wspiera naszą koncentrację na zadaniu, na projekcie. Dzięki temu jesteś bardziej produktywna.

5. Czytelność i przejrzystość

Wspomniana już przeze mnie struktura drzewa, która jest podstawową funkcjonalnością Asany sprawia, że nasze projekty i zadania mają czytelny i przejrzysty układ. Dzięki temu sprawnie możemy się poruszać oraz przełączać pomiędzy różnymi zadaniami i projektami. Nawet bardzo skomplikowane przedsięwzięcie dzięki wprowadzeniu struktury staje się czytelne, a tym samym łatwiejsze w realizacji i we wdrożeniu. Jeśli Twoim dotychczasowym projektom towarzyszy uczucie chaosu, to przenosząc je do Asany szybko je wyeliminujesz i o nim zapomnisz.

6. Możliwość pracy z najlepszymi

Asana, jak już wspomniałam nie raz, to system do zarządzania projektami. Trudno realizować projekty w pojedynkę. Oczywiście na początku każda z nas mierzy się z tym że wykonuje wszystko sama. Najczęściej marzymy o dniu, w którym dołączy do nas osoba, która wesprze nasze działania a firmie nabierze skrzydeł i rozpędu. W dzisiejszym świecie już nie ogranicza nas miejsce. Zdalna komunikacja umożliwia pracę z osobą oddaloną o setki tysiące kilometrów. Masz praktycznie nieograniczone możliwości podjęcia współpracy z najlepszymi w swoim fachu. Wystarczy odpowiednie narzędzie. Takim właśnie jest Asana.

7. Harmonogram pracy

Każde zadanie w systemie może otrzymać, a nawet powinno, datę ukończenia. Wystarczy jedno kliknięcie, aby przełączyć się na widok kalendarza i otrzymujesz harmonogram pracy, czyli co i kiedy dokładnie będzie się działo. Najczęściej z tej funkcjonalności korzystam tworząc plan treści. Wiedząc, co i kiedy ma być zrealizowane łatwiej utrzymać odpowiednie tempo pracy, a przede wszystkim zwiększamy prawdopodobieństwo wdrożenia naszego pomysłu w życie.

8. Narzędzie wspierające nasz rozwój

Asana to potężne narzędzie, niekiedy początkującego użytkownika przytłaczające mnogością funkcji i zastosowań. Ja lubię o tym narzędziu myśleć, że wspiera mój rozwój. Sama na początku to przytłoczenie czułam. Kilka razy towarzyszyła mi myśl, że strzelam do muchy z armaty. Początkowo korzystałam z Asany jako zwykłej listy do zrobienia. Jednak od samego początku wiedziałam, że chcę ją poznać od podszewki i tę znajomość rozwijać. Wiedziałam dokąd zmierzam. Wiedziałam, że docelowo w tym właśnie miejscu będę realizować swoje projekty i będę współpracować z różnymi osobami. A taka niewymuszona znajomość może mi się tylko przydać. Dzięki temu nie zrezygnowałam, nie poddałam się. Dziś tak to właśnie wygląda, to moje podstawowe narzędzie do współpracy i komunikacji. Teraz mogę Ci o tym narzędziu opowiadać z bardzo różnych perspektyw i bardzo to sobie cenię.Jeśli jedną z Twoich kluczowych wartości jest rozwój, to narzędzie doskonale może Cię w tym rozwoju wspierać, bo dla mnie ta wartość wyraża się między innymi w tym, że systematycznie i konsekwentnie zdobywam nowe doświadczenia, poznaję nowe rzeczy, czy funkcjonalności. Czy z takim podejściem nie jest o wiele łatwiej?

9. Funkcjonalność

W poprzednim punkcie wspomniałam, że Asana jest potężnym narzędziem. I rzeczywiście tak jest. W bezpłatnej wersji ta funkcjonalność jest ograniczona. Jednak i tak pozwala realizować projekty w zespole liczącym do 15 osób. Czy to dużo, czy to mało? Wszystko zależy od naszej perspektywy. To nie koniecznie muszą być nasi pracownicy, to mogą być także nasi podwykonawcy.

Projekty w Asanie można układać na dwa różne sposoby. Ponadto można się pomiędzy nimi swobodnie przełączać. Istnieje możliwość utworzenia projektu jako układ listy lub jako tablicy. Na liście można dodawać sekcje, a następnie do sekcji można dodawać zadania. Natomiast w przypadku układu w formie tablicy tworzysz kolumny, a pod każdą kolumną masz karty, które zasadniczo zawierają twoje zadania. Możesz przenosić te karty do różnych kolumn. Działa to szczególnie dobrze, gdy chcesz zaplanować tydzień, ponieważ można przenosić zadania, umieszczając je w różnych dniach tygodnia. Ten układ jest także świetny do śledzenia różnych etapów, na których możesz być w ramach projektu.W moim odczuciu to właśnie funkcjonalność systemu sprawia, że to narzędzie sprawdzi się doskonale w przypadku różnych typów osobowości, bo każdy będzie mógł wybrać z tego to co najbardziej mu pasuje. Ja na przykład najczęściej korzystam z układu listy, bo dla mnie to jest najbardziej czytelny układ. Znam osoby, które korzystają natomiast częściej z tablicy. Każdy znajdzie tu coś dla siebie.

Asanę można synchronizować z innymi platformami. Asana jest wyposażona we własny kalendarz, ale masz także możliwość połączenia swojego kalendarza z Asaną. Dzięki temu nie tracisz z oczu wszystkich zadań do wykonania.Istnieje także możliwość przeniesienia do Asany wiadomości e-mail, korzystając z funkcji przekazywania wiadomości. Asana przekształci twoje e-maile w zadania, które możesz następnie przypisać do swoich projektów.

Dodatkową zaletą jest to, że możesz zintegrować Asanę z innymi narzędziami. Osobiście używam narzędzia o nazwie Toggl, które pozwala mi śledzić czas potrzebny na wykonanie danego zadania. Ponieważ używam Asany do przechowywania wszystkich moich zadań, integrując ją z Togglem, mogę używać tej jednej platformy do śledzenia mojego czasu.Tak naprawdę nie sposób w tym artykule wymienić wszystkich funkcjonalności systemu, bo jest ich naprawdę sporo. Te wskazane powyżej to jedne z najważniejszych. Jeśli Asana jako narzędzie wspierające Twój biznes szczególnie Cię interesuje, to zapraszam do innych artykułów z tego cyklu, które dostępne będą tutaj.

10. Szerokie możliwości zastosowania

Funkcjonalność tego narzędzia sprawia, że Asana w biznesie ma praktycznie nieograniczone możliwości zastosowania. Każdy mały biznes (i w zasadzie nie tylko mały) można tutaj ułożyć, bo większość procesów zachodzących w biznesie jest bardzo podobna. Z jednej strony jest to narzędzie, które ułatwia realizację projektów w biznesie i tak naprawdę to jest jej właśnie podstawowe przeznaczenie. Jednak obok tego może posłużyć jako zbiór procedur i schematów działania obowiązujących w firmie. Wszystko w jednym miejscu i dostępne dla każdego współpracownika. Jest też także idealnym narzędziem do zaplanowania strategii biznesowej, między innymi właśnie dlatego, że ma strukturę drzewa. Możesz tworzyć powiązania poszczególnymi projektami i swobodnie się pomiędzy nimi przełączać.

Podsumowanie

Asana to narzędzie, które ma nas wspierać w realizacji naszych celów. Ważne, żeby pamiętać, że to narzędzie ma pasować do nas, a nie na odwrót. Na samym początku niezwykle ważne jest, żeby zadać sobie pytanie dotyczące nas samych: jak my lubimy planować? działać ? realizować? współpracować. Bez podstawowej znajomości siebie trudno będzie znaleźć narzędzie idealne.

Warto jednak pamiętać, że aby w pełni docenić zalety każdego rozwiązania technicznego, Asana nie jest tu wyjątkiem, to potrzeba czasu na dokładne zapoznanie się z jego możliwościami, a także przestrzeganie podstawowych reguł pracy z każdym narzędziem. Jedno z fundamentalnych, o których będę przypominać, to wszystko w jednym miejscu. Jeśli się do tego nie dostosujesz, to nie wykorzystasz w pełni możliwości, które ten system oferuje.

Asana to narzędzie dostępne online dostępne przez przeglądarkę. Nic nie musisz instalować na swoim komputerze. Ponadto Asana jest dostępna jako aplikacja na telefon. Obiecany na wstępie link znajduje się tutaj.

***
To jak? Gotowa, żeby rozpocząć przygodę z tym narzędziem?
A może dręczą Cię jeszcze jakieś wątpliwości?
Daj mi koniecznie znać.
***