Zamykanie otwartych pętli
Wprowadzenie
Tylko spokojnie! Gdy słyszę te słowa, mam ochotę wybuchnąć. Ciśnienie szybuje w górę z prędkością światła. Kropelki potu pojawiają się na czole, pieści zaciskają się, a oczy strzelają piorunami. W wyobraźni wyglądam jak rozzłoszczony bohater z dziecięcej kreskówki lub Ally MacBeal (czy ktoś ją jeszcze pamięta?) Trudno mi zapanować nad tymi odruchami, bo te słowa działają na mnie jak czerwona płachta na byka. Zdarza Ci się? Mi coraz rzadziej. Wiesz dlaczego? bo dbam o swój spokój. Mam na to kilka sposobów, a o jednym z nich, ulubionym, chciałam Ci dziś opowiedzieć trochę więcej.
Przyznam, że bywają takie dni kiedy czuję się chaotyczna i zagubiona, natłok myśli mnie przytłacza i frustruje, tyle się dzieje w tej mojej głowie, przelatuje przez nią milion spraw do załatwienia i do zrobienia. Wspomnianego na wstępie spokoju najzwyczajniej w świecie brakuje. Według talentów Gallupa jestem typowym wykonawcą, w pierwszej dziesiątce mam aż 7 talentów wykonawczych. Mówię o sobie: myślę zadaniami. Więc nad tym potokiem zadań do wykonania muszę w jakiś sposób panować. Kiedyś prawie wszystko trzymam w swojej głowie lub na przypadkiem napotkanych kartkach i karteczkach, które jednocześnie od razu gubiłam. Jednym słowem nie miałam żadnego systemu panowania nad tym. Było to na tyle męczące, że uznałam, że tak się dłużej nie da. Zaczęłam wszystko notować w jednym miejscu. Na początku to był planer, teraz jest to Asana. Natomiast zdarza mi się, że jednak jakieś zadania nie zostaną zapisane. Podstępny umysł podpowiada, ok Ania tego nie musisz zapisywać. Jedno zadanie, drugie, trzecie i w końcu powraca uczucie, że nie panuje nad swoimi zadaniami, bo te niezapisane ciągle o sobie dają znać. Kiedy oczywiście? Wieczorem, kiedy układam się wygodnie do snu i myśli z zadaniami powracają jak bumerang. To wówczas sygnał, że należy coś z nimi zrobić. Poniżej opowiadam Ci jak możesz tym zarządzić u siebie za pomocą metody zamykania otwartych pętli
Czym są otwarte pętle ?
Otwarte pętle, jak nazywa je David Allen w książce Getting Things Done to wszystkie niedokończone, otwarte sprawy, w które po prostu zostaliśmy zaangażowani, czasami także po prostu zadania do załatwienia.
Umysł o takich zadaniach nam ciągle przypomina, tym samym potęguje nasze napięcie związane z ich nie załatwieniem, niedokończeniem.
Najczęściej otwarte pętle to długa lista drobnych sprawy, które odkładamy „na później”, „na wolną chwilę”, która przez dłuższy czas nie nadchodzi. Nie jest przy tym istotne, jakiego aspektu życia te sprawy dotyczą. Mogą to być zarówno sprawy prywatne, jak zawodowe, ważne, jak i czasami zupełne błahostki.
Dlaczego warto je zamykać?
Zamykanie pętli to nic innego, jak zamknięcie, czyli załatwienie najróżniejszych spraw, które się dzieją w naszym życiu.
Dlaczego zamknięcie pętli, czyli załatwienie takich spraw jest bardzo ważne? Ponieważ zapewnia nam „spokojną głowę”, uwalnia nam przestrzeń i życiową energię.
Wyrzucenie z głowy niedokończonych, otwartych spraw, czyli „otwartych pętli”, rzeczywiście oczyszcza głowę i pozwala odczuć upragniony spokój.
Zarówno praca, jak i odpoczynek po pracy zyskują na jakości. Nagle uświadamiasz sobie, że w danym czasie jesteś w stanie zrobić więcej niż dotychczas, a czas przeznaczony na relaks jest rzeczywiście czasem odpoczynku, a nie zamartwianiem się milionem otwartych pętli, rozgrzebanych projektów i niedokończonych zadań.
Na jak długo? Wszystko zależy, jak z naszymi „sprawami do załatwienia” będziemy się obchodzić. Zapisanie na przypadkowej karteczce, która następnie zostanie zgubiona nie wiele pomoże. Zapisanie w notesiku, do którego nie zaglądasz również na niewiele się przyda. Odczujesz chwilową poprawę samopoczucia, a nie o taki efekt nam chodzi. Potrzebujesz systemu, któremu będziesz mogła ufać i który będzie Ci towarzyszył zawsze wtedy kiedy będziesz tego potrzebować. Oczywiście polecam Asanę i listę Moje zadania. Jednak po kolei. Najpierw należy te wszystkie sprawy zgromadzić.
Jak się do tego zabrać?
W zasadzie to akurat jest bardzo proste: wypisz wszystkie zaległe sprawy, wszystkie otwarte kwestie. Od jakiegoś czasu próbujesz umówić się na spotkanie? Musisz udać się do urzędu załatwić jakąś sprawę? Wykonać telefon? Wezwać hydraulika? To wszystko powinno znaleźć się na Twojej liście. Daj sobie na to chwilę. Nie spiesz się, zastanów się, czy są takie myśli, które za każdym razem, kiedy kładziesz się do łóżka, wracają uporczywie? Chodzi o tematy krótko, jak i długoterminowe. Nie ma przy tym najmniejszego znaczenia, kiedy powinnaś się za to zabrać, jutro czy może dopiero za rok. Jeśli już dziś taka myśl się u Ciebie pojawiła, to znaczy, że już dziś ma się znaleźć na Twojej liście.
Po wykonaniu tej czynności możesz się zdziwić, jak wiele niedokończonych spraw przechowywałaś w sobie. Twoja lista może być naprawdę bardzo długa. Nie przejmuj się tym zupełnie na razie. Za chwilę podpowiem, jak możesz tym zarządzać. Mam nadzieję, że w momencie, w którym faktycznie „zdejmiesz z siebie” te sprawy poczujesz ulgę. Dla mnie to jest ogromnie oczyszczające.
Lista spraw niezałatwionych i co dalej?
Z twórczego procesu wypisywania wszystkich otwartych spraw powstanie lista. Nie będzie to jeszcze typowa lista spraw do załatwienia, bo nie każda taka sprawa będzie zadaniem do wykonania. Czasami będzie to notatka przypominająca o jakiejś sprawie lub po prostu kwestia, w której należy podjąć decyzję.
Następną czynność, którą powinnaś wykonać to spojrzeć na swoją listę wyjątkowo krytycznie. Czy wszystkie sprawy z Twojej listy faktycznie wymagają Twojej uwagi? Czy znajduje się tutaj sporo spraw typu „powinnam”, „muszę” ? Może wcale nie musisz? Może wcale nie powinnaś? Warto się nad tym chwilę zastanowić, zapytać się o wartości oraz o konsekwencje i … wykreślać. Każda bowiem nawet najmniejsza sprawa na tej liście to Twój czas i Twoja energia. Może w niektóre te sprawy w ogóle nie warto się angażować?
Przyznam, że czasami tyle chcę zrobić, nawet błahostek. Zapisanie tego pomaga mi spojrzeć na to krytycznym okiem. Szybciej wówczas podejmuję decyzję, że ja wcale nie chcę tego realizować.
Uznajmy, że lista zadań do wykonania jest gotowa. Wykreśliłaś całkiem sporo, a i tak jest pokaźnych rozmiarów. Zadajesz sobie pytanie: kiedy ja to wszystko zrobię? Odpowiedź jest prosta: wtedy, kiedy to zaplanujesz. Dlatego jestem zwolenniczką tworzenia takich list w narzędziach elektronicznych, bo wówczas łatwiej nimi zarządzać i łatwiej nad nimi zapanować.
Jeśli chcesz dowiedzieć się jak to zrobić w Asanie, to czytaj dalej.
Jak zarządzać listą moich zadań w Asanie?
Myślę, że już doskonale wiesz, że jestem miłośniczką Asany. Wspominam o tym wyjątkowo często. Asanę cenię między innymi za to, że jej podstawowa funkcjonalność, czyli lista Moje zadania, świetnie odpowiada na moje potrzeby związane z zarządzaniem listą zadań do zrobienia, co ważne, nie tylko tą dzienną. Poniżej kilka słów o tej funkcjonalności.
Na karcie Moje zadania w Asanie, znajdują się wszystkie zadania, które zostały przypisane do Ciebie, co oznacza, że Ty jesteś ich właścicielem. Jest to zbiór wszystkich Twoich zadań, bez względu na przynależność do danego projektu.
Listę moich zadań znajdziesz w na pasku bocznym lewym górnym rogu (My tasks).
Domyślnie zadania w Moich zadaniach są podzielone na 4 sekcje: Ostatnio przypisane, Dzisiaj, Nadchodzące i Później. Możesz skorzystać z tych sekcji, aby uporządkować i ustalić priorytety swoich zadań:
w sekcji Dzisiaj umieść zadania, nad którymi dzisiaj pracujesz,
w sekcji Nadchodzące – umieść zadania, nad którymi pracujesz w tym tygodniu,
w sekcji Później umieść zadania, nad którymi pracujesz w przyszłym tygodniu lub później,
Wszystkie sekcje możesz dowolnie zwijać i rozwijać. Dzięki temu możesz skupić się na tym, co jest w danej chwili najważniejsze. Zadanie nadchodzące i na później nie rozpraszają Cię, a jednocześnie możesz je swobodnie przeglądać. W ten sposób zapewniasz sobie upragniony spokój, o którym już wspomnieliśmy.
Do kategoryzowania swoich zadań możesz użyć sekcji, tagów i projektów. Jak skutecznie zarządzać listą zadań do zrobienia w Asanie opowiem Ci podczas webinaru „Kiedy dzienna lista zadań to za mało!”. W trakcie tego spotkania podzielę się z Tobą cennymi wskazówkami nt. pracy w Asanie, dzięki czemu z łatwością zapanujesz nad swoją listą zadań do zrobienia. Zapraszam Cię serdecznie! Szkolenie bezpłatnie jest dostępne tylko dla zapisanych uczestników w dniu 20.01.2021 r. Obecnie dostęp do nagrania z webinaru możesz zakupić w moim sklepie.
Kiedy warto to robić?
Aby pilnować swojego spokoju i zapanować nad potokiem spraw niezałatwionych systematycznie praktykuję wypisywanie wszystkich „otwartych pętli”. Wypracowałam cztery schematy działań, sprawdź może się zainspirujesz:
wieczorna lista zadań do zrobienia,
na bieżąco, podczas pracy,
zawsze, kiedy czuje przytłoczenie,
podczas przeglądów – tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych.
Sporządzanie wieczornej listy zadań do zrobienia to mój nawyk kończenia dnia pracy. Z jednej strony planuję kolejny dzień, z drugiej zastanawiam się, co jest do zrobienia w ogóle. Wszystko, co przyjdzie mi na myśl zapisuję na liście Moje zadania w Asanie, po czym od razu je planuję.
Podczas pracy mój umysł generuje najwięcej zadań do zrobienia. Niekiedy to jest prawdziwe tornado zadań do wykonania. Tak już mam. Zauważyłam jak bardzo mnie to rozprasza podczas pracy, gdyż przeskakiwałam od zadania do zadania. Wydawało mi się, że mogę tak swobodnie przełączać się pomiędzy różnymi zadaniami a czasami wykonywałam je od razu tylko dlatego, że nie chciałam o nich pamiętać. Takie postępowanie bardzo obniżało moją zdolność do efektywnej pracy. Na koniec dnia wykonałam sporo zadań, ale tak naprawdę nie tych, które były pierwotnie zaplanowane, co automatycznie odbijał się na moich projektach. Teraz wiem, że chcę pilnować swojej koncentracji podczas pracy nad danym zadaniem, więc pojawiające się zadania notuję na kartce i wracam do pracy. Najczęściej w nowym oknie przeglądarki mam otwartą listę Moje zadania w Asanie i tam zapisuję na bieżąco wszystko, co przyjdzie mi na myśl. Zarządzam tym, czyli planuję do wykonania dopiero wieczorem, kiedy sporządzam listę zadań na kolejny dzień.
Kiedy czuję przytłoczenie lub zbytnie rozkojarzenie w pierwszej kolejności sięgam po czystą kartkę papieru i wypisuję wszystko, co tylko przyjdzie mi na myśl, a co w jakiś sposób zaprząta mój umysł. Często tak u mnie wyglądają niedziele. Bardzo trudno mi przejść do odpoczynku, jeśli nie „oczyszczę” swoich myśli z tych wszystkich drobnych spraw.
Przegląd, czy inaczej mówiąc okresowe podsumowanie, to także świetna okazja, aby wypisać wszystko, co mnie „dręczy”. U mnie każda okazja jest dobra, aby na listę trafiło nowe zadanie do wykonania.
Tak jak wcześniej wspomniałam: myślę zadaniami. Wszystko, co powyżej pozwala mi nad tym panować, czuję się spokojniejsza. Możliwe, że u Ciebie sprawdzi jeden czy dwa zaproponowane przeze mnie schematy.
***
Jak się miewa Twoja lista spraw niezałatwionych?
Jest w Twojej głowie? Czy w sprawdzonym systemie?
Daj znać w komentarzu.
Bezpłatny quiz Twój swój styl produktywności
Kliknij w przycisk poniżej i odbierz bezpłatny quiz, dzięki któremu odkryjesz swój styl produktywności.
Tak, abyś ogarniała więcej, pracując mniej.
